Пятичасовая модель: маленькие личные системы, которые автоматизируют вашу рутинную работу

Скорее всего, каждый ваш рабочий день разбит между множеством инструментов: почта, CRM, таблицы, мессенджеры, таск‑менеджеры, формы, документы, иногда — один‑два AI‑ассистента.

И удручающе большая часть времени уходит на одно и то же, во всех этих инструментах:

• Копирование данных из одного сервиса в другой
• Отправка одних и тех же писем‑напоминаний снова и снова
• Заведение записей «для отчётности» ещё в одну таблицу
• Пинки коллегам в Slack по поводу обновлений, которые они могли бы получать автоматически

Работа несложная. Она просто… скучная.

Пятичасовая модель — это простой подход к тому, как это исправить: потратить несколько часов фокусной работы на проектирование маленьких, без‑кода личных систем, которые соединяют ваши текущие инструменты так, чтобы работа текла автоматически, а не через копи‑пейст.

Вы не строите огромную корпоративную платформу автоматизации. Вы создаёте личную инфраструктуру, которая тихо экономит вам часы каждую неделю.

От задач к системам: другой взгляд на работу

Большинство людей мыслят задачами:

• «Отправить follow‑up письмо новому лиду»
• «Добавить контакт в CRM»
• «Залогировать сделку в таблицу»
• «Уведомить канал продаж, когда сделка закрыта»

Но ваша работа на самом деле происходит не как набор изолированных задач. Она идёт как потоки через инструменты, команды и время:

1. Кто‑то заполняет форму или пишет вам письмо.
2. Вы квалифицируете его как лида.
3. Добавляете этого человека в CRM.
4. Отправляете персонализированное сообщение.
5. Вносите данные в трекинговую таблицу.
6. Уведомляете канал или коллегу.

Когда вы относитесь к каждому шагу как к отдельной задаче, вы остаётесь заложником ручного режима. Когда вы смотрите на весь процесс как на систему, его можно автоматизировать от начала до конца.

Пятичасовая модель о том, чтобы на минуту притормозить бег по задачам и спросить себя:

«Каков здесь настоящий рабочий процесс, и как я могу один раз его спроектировать так, чтобы дальше он работал автоматически?»

Что такое маленькие личные системы?

Маленькие личные системы — это:

• Небольшие по масштабу — обычно автоматизируют один рабочий процесс или тесно связанный набор шагов.
• Без‑кода — строятся с помощью инструментов вроде Zapier, Make или встроенных интеграций. Вы не пишете код, вы соединяете «точки».
• Нейтральные к конкретным приложениям — работают поверх тех сервисов, которые вы уже используете: Gmail или Outlook, HubSpot или Pipedrive, Google Sheets или Airtable, Slack или Teams.
• Незаметные — после настройки крутятся в фоне и требуют минимального внимания.

По сути вы строите себе личную инфраструктуру — цифровый эквивалент посудомоечной машины или стиралки. Вы вкладываетесь один раз, чтобы больше никогда не относиться к такому типу работы по‑старому.

Пятичасовая модель: как это работает

Обещание простое: за ~5 часов сфокусированной работы вы можете спроектировать и внедрить систему, которая сэкономит вам много часов в ближайшие месяцы.

Вот пять этапов, которые можно пройти за одно плотное рабочее полудня или растянуть на неделю.

1. Картируем реальный процесс (45–60 минут)

Выберите одну область работы, которая ощущается бесконечной рутиной: лиды, заявки в поддержку, отчётность, публикация контента, онбординг — всё, что ест ваше время и раздражает.

Дальше:

1. Запишите триггер. Что запускает процесс? Пример: «Новый лид заполняет форму на сайте».
2. По шагам распишите, что вы делаете сейчас. Максимально конкретно: «Открыть письмо → скопировать имя → вставить в CRM → назначить ответственного → отправить приветственное письмо → записать в таблицу → написать в Slack».
3. Отметьте задействованные инструменты. Почта, CRM, таблицы, Slack, календарь и т.п.
4. Обведите скучные шаги. Всё, что сводится к копи‑пейсту, переименованию файлов, отправке типовых сообщений, переносу данных, обновлению статусов.

Обычно вы увидите как минимум 3–7 шагов, представляющих собой чистое повторение.

2. Определяем идеальный результат (15–30 минут)

Прежде чем лезть в инструменты, решите, как должно выглядеть состояние «готово» без вашего участия.

Например:

«Когда новый квалифицированный лид заполняет форму, я хочу, чтобы он автоматически попадал в CRM с нужными тегами, получал подходящее приветственное письмо, записывался в мою трекинговую таблицу и анонсировался в канале #sales.»

Сделайте результат:

• Конкретным — какие поля, какие сообщения, какая команда/какой канал
• Наблюдаемым — вы можете проверить, что всё произошло, не проходя вручную каждый шаг

Этот желаемый результат — ваш чертёж.

3. Выбираем и связываем инструменты (60–90 минут)

Теперь решаем, как «провести проводку» между приложениями.

Чаще всего это значит использовать платформу автоматизации, например:

• Zapier
• Make (ранее Integromat)
• n8n (самостоятельный хостинг, чуть более технично)

Обычно вам нужны:

• Триггер — например, «Новая отправленная форма в Typeform», «Новая строка в Google Sheets» или «Новое письмо с ярлыком X в Gmail».
• Набор действий — например, «Создать контакт в HubSpot», «Отправить письмо через Gmail», «Добавить строку в таблицу», «Опубликовать сообщение в Slack».

Пример цепочки из нескольких шагов:

1. Триггер: Новый лид отправляет форму.
2. Действие: Создать/обновить контакт в вашей CRM.
3. Действие: Создать сделку/сделать запись о возможности с базовыми параметрами.
4. Действие: Отправить персонализированное приветственное письмо.
5. Действие: Добавить строку в лог в Google Sheets.
6. Действие: Отправить форматированное уведомление в канал #sales.

Начните с самого простого варианта. Доточить всегда успеете.

4. Добавляем GenAI как умного помощника (60–90 минут)

Когда базовая «сантехника» работает, можно сделать систему умнее, подключив генеративный AI.

Современные платформы автоматизации позволяют вызывать AI‑модели (например, OpenAI, Claude, Gemini) как отдельные шаги внутри сценариев. Примеры:

• Квалификация лидов — отправляете ответы из формы в AI‑модель и получаете обратно оценку или сегмент вроде «High / Medium / Low» с объяснением.
• Персонализированные письма‑черновики — передаёте в модель данные лида и контекст и получаете сгенерированное индивидуальное письмо, которое затем отправляется автоматически или попадает к вам на проверку.
• Резюме и заметки — берёте расшифровки созвонов или длинные письма, просите AI сделать структурированное резюме и сохраняете его в заметках CRM.

Пример процесса, усиленного AI:

1. Триггер: Новый лид заполняет форму.
2. AI‑шаг: Проанализировать ответы и отнести лида к сегменту (например, «Enterprise / SMB / Not‑fit»).
3. Ветвление:
   • Если Not‑fit → отправить вежливый шаблон отказа.
   • Если SMB → сгенерировать короткое дружелюбное письмо с ссылкой на календарь.
   • Если Enterprise → сгенерировать более развёрнутое консультативное письмо и создать задачу на личное доведение лида.
4. Залогировать в CRM и таблицу, какой сегмент присвоил AI и какое решение было принято.

Вы уже не просто двигаете данные. Вы вшиваете принятие решений и создание контента внутрь своей личной системы.

5. Тестируем, наблюдаем и… забываем (60 минут)

Наконец, нужно:

1. Прогнать тестовые кейсы — создать фейковые лиды или входные данные и убедиться, что каждый шаг ведёт себя как ожидается.
2. Продумать крайние случаи — что, если нет e‑mail? Что, если запись в CRM уже существует? Добавьте проверки и поведение по умолчанию.
3. Настроить оповещения — сделайте так, чтобы в случае падения автоматизации вы получали личное сообщение в Slack или письмо.
4. Кратко задокументировать — одна страница: триггер, шаги, какие инструменты участвуют, где редактировать сценарий и кого он затрагивает.

После нескольких дней стабильной работы вы можете во многом забыть о системе. Это теперь часть вашей маленькой личной инфраструктуры.

Что реально может сэкономить пятичасовая сборка

Возьмём простой пример: вы получаете 20 новых лидов в неделю.

Вручную вы тратите на каждого лида:

• 2 минуты на создание/обновление контакта в CRM
• 3 минуты на написание и отправку первого письма
• 1 минуту на запись в таблицу
• 1 минуту на уведомление кого‑то в Slack или Teams

Это 7 минут на лида → 140 минут в неделю (~2,3 часа) или ~10 часов в месяц.

Если вы один раз вложите 5 часов, чтобы:

• Картировать процесс
• Собрать автоматизацию в Zapier
• Добавить AI‑шаблон письма
• Протестировать и доработать

Вы меняете 5 часов разовой работы на 100+ часов, сэкономленных за год — только на одном процессе.

Умножьте это на 3–5 таких процессов — и вы вернули себе целые недели глубокого фокуса, не меняя работу, инструменты или команду.

Принципы устойчивых маленьких систем

Чтобы ваши автоматизации были полезными, а не хрупкими, держитесь нескольких правил:

1. Автоматизируйте проверенные процессы, а не эксперименты. Не стоит автоматизировать то, что вы сделали два раза. Подождите, пока паттерн станет стабильным.
2. Ставьте ясность выше хитроумности. Простая, читаемая логика лучше, чем умороченные вложенные условия, которые понимаете только вы.
3. Оставляйте человеку право последнего слова. Всё, что связано с рисками (деньги, клиенты, юридические моменты), пусть система готовит: черновики писем, предварительное заполнение полей — но финальное «отправить/одобрить» остаётся за вами.
4. Называйте всё по‑человечески. Сценарии вроде Lead Intake → CRM + Email + Slack куда лучше, чем New Zap 4.
5. Пересматривайте раз в квартал. Раз в три месяца пробегитесь по своим системам: что устарело? Что стоит улучшить? Что сломалось из‑за изменений полей или API в инструментах?

С чего начать: небольшой список пятичасовых сборок

Если нужна отправная точка, вот несколько типичных кандидатов на пятичасовой проект:

• Приём и обработка лидов — От формы или письма → в CRM → AI‑квалификация → персонализированное письмо → лог → оповещение в Slack.
• Онбординг клиентов — От подписанного предложения → создание проекта → шаблон задач → приветственное письмо → внутренний чек‑лист.
• Публикация контента — Черновик в Docs → AI‑полировка/краткое резюме → публикация в CMS → автошаринг в Slack или соцсети.
• Еженедельная отчётность — Сбор метрик из инструментов → сводная таблица или документ → AI‑генерация текста отчёта → отправка стейкхолдерам.
• Триаж обращений в поддержку — Из почтового ящика или формы → категоризация с помощью AI → маршрутизация в нужный канал → логирование в трекере.

Выберите то, что раздражает больше всего. Это эмоциональное трение — отличное топливо для старта.

Заключение: спроектируйте один раз — пользуйтесь месяцами

Ваша работа — не быть «ручным API» между инструментами.

Переключившись с мышления «на уровне задач» на проектирование систем, вы возвращаете себе время, внимание и энергию. Пятичасовая модель даёт вам практичную рамку: за одно рабочее полудня вы можете спроектировать и запустить маленькую личную систему, которая тихо возьмёт на себя часть вашей рутины.

• Начните с одного повторяющегося процесса.
• Картируйте его, определите идеальный результат, свяжите инструменты.
• Добавьте GenAI там, где нужны решения или создание текста.
• Протестируйте и отправьте в фоновый режим.

Сделав это несколько раз, вы однажды проснётесь в рабочий день, где гораздо большая часть «скучной работы» просто происходит сама — а вы занимаетесь тем, что действительно можете сделать только вы.